Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO
Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.
- Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:
TSV Line Dance City Stompers e.V., Eichenweg 1, 24558 Henstedt-Ulzburg, gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB, Herr Dirk Leibing und Herr Harald Schultz, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
- Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes).
Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Sportbetrieb der Landesfachverbände an diese weitergeleitet.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.
- Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Sportbetrieb der Fachverbände.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.
- Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Sport- und Wettkampfbetrieb der Landesfachverbände teilnehmen, werden für die Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen Landesfachverband weitergegeben.
Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Sparkasse Südholstein weitergeleitet.
- Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen zugrunde.
Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
- Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
- Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.
Ende der Informationspflicht (Stand: Juli 2018)
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO
A. Hauptblatt
- Angaben zum Verantwortlichen:
Name: TSV Line Dance City Stompers e.V.
1. Vorsitzender / Geschäftsstelle
Straße: Eichenweg 1
PLZ, Ort: 24558 Henstedt-Ulzburg
Telefonnummer: 04193 / 892903
E-Mail-Adresse: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Internet-Adresse: www.citystompers.de
Name: TSV Line Dance City Stompers e.V.
2. Vorsitzender / Kassenwart
Straße: Meisenweg 15d
PLZ, Ort: 24558 Henstedt-Ulzburg
Telefonnummer: 04193 / 9570013
E-Mail-Adresse: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Internet-Adresse: www.citystompers.de
- Angaben zum Vertreter des Verantwortlichen:
Der Verantwortliche wird gesetzlich vertreten durch den Vorstand gemäß § 26 BGB:
2.1. der 1. Vorsitzende Herr Dirk Leibing
2.2. der 2. Vorsitzende Herr Harald Schultz
jeweils zur Einzelvertretung berechtigt; Angaben zur Erreichbarkeit wie Ziffer 1.
- Angaben zum Datenschutzbeauftragten:
Name: TSV Line Dance City Stompers e.V., Vorstand (Geschäftsstelle)
Straße: Eichenweg 1
PLZ, Ort: 24558 Henstedt-Ulzburg
Telefonnummer: 04193 / 892903
E-Mail-Adresse: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
- Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Die Übermittlung findet nicht statt und ist auch nicht geplant.
B. Einzelblatt
Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung
Datum der Einführung: 25.05.2018 (Datum der letzten Änderung: 22.07.2018)
- Verantwortlicher Fachbereich
Vorstände gemäß § 26 BGB
- Betroffene Personenkategorie
Mitglieder / Turnierteilnehmer / Schriftführung / Instruktoren / Kidsbetreuung
- Kategorien der personenbezogenen Daten
3.1. Vorname, Nachname
3.2. Geschlecht
3.3. Geburtsdatum
3.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
3.5. Telefonnummer
3.6. E-Mail-Adresse
3.7. Bankverbindung
3.8. Datum des Vereinsbeitritts
3.9. Abteilungs-/Mannschaftszugehörigkeit
3.10. Funktionen im Verein
3.11. Sportliche Einsätze
3.12. Bilderveröffentlichungen
- Zwecke der Verarbeitung
4.1. Verwaltung der Mitgliedschaft, einschließlich der Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der Öffentlichkeitsarbeit. Verwaltung der Turnierteilnehmer zur Turnierabwicklung.
4.2. Beitragseinzug
- Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
zu 3.1 bis 3.11: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO
zu 3.12.: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO und zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO i.V.m. § 22 ff. Kunsturhebergesetz
- Kategorien von Empfängern
6.1. Interne Empfänger:
Vorstände: 3.1. bis 3.12.
Kassenwart: 3.1. bis 3.12.
Schriftführung/Kidsbetreuung: 3.1. bis 3.6. und 3.8. bis 3.11.
Instruktoren: 3.1., 3.4. (nur Ort), 3.5., 3.9.
6.2. Externe Empfänger:
Landesfachverbände/Deutscher Sportausweis: 3.1. bis 3.4., 3.8.
Sparkasse Südholstein: 3.1., 3.7.
Verlagshäuser: 3.1, 3.11., 3.12.
- Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)
7.1. Löschung innerhalb von 12 Monaten nach Beendigung der Mitgliedschaft:
3.4 bis 3.7, 3.11.
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Mitgliedschaft:
3.1. bis 3.3., 3.8 bis 3.9.
Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.
7.3. Dauerhafte Speicherung der Daten im Vereinsarchiv für Zwecke der Vereinschronik:
3.1, 3.9, 3.10, 3.11, 3.12.
Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange kein Widerspruch durch die betroffene Person vorliegt.
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO)
8.1. Datenschutzordnung des TSV Line Dance City Stompers e.V.
8.2. Art der eingesetzten Datenverarbeitung
PC, Onlinespeicherung, Mitgliederverwaltungs- und Buchführungsprogramm „VereinOnline“
8.3. Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
8.3.1. Zugangs-/Benutzerkontrolle: Passwortvergabe durch Vorstand (8-stellig mit Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen),
8.3.2. Zugriffskontrolle: Protokollierung des Zugriffs und der vorgenommenen Veränderungen.
Henstedt-Ulzburg, den 22.07.2018
gez. Dirk Leibing (1. Vorsitzender) und Harald Schultz (2. Vorsitzender)